Príloha č. 1 k pokynu
generálneho prokurátora
Slovenskej republiky
por. č. 11/2023

Podrobnosti o spôsobe vedenia evidencie a vyraďovania
z fondu študovne

Základná evidencia

A. Prírastkový zoznam

1.	Prírastkový zoznam sa vedie tak, aby sa zabezpečila nezameniteľnosť jednotlivých záznamov knižničných jednotiek.  

2.	Prírastkový zoznam sa na konci kalendárneho roka neuzatvára, pokračuje sa v číslovaní v nasledujúcich kalendárnych rokoch. Prírastkový zoznam sa ukladá v študovni. Prírastkový zoznam je vylúčený zo skartácie.

3.	Knižničná jednotka zapísaná do prírastkového zoznamu sa opatrí na rube titulného listu odtlačkom pečiatky o jej zaevidovaní a vyznačí sa v pečiatke prírastkové číslo a signatúra. Odtlačkom pečiatky študovňa sa opatrí 17. strana knižničnej jednotky a posledná strana jej textu. 

4.	Prírastkový zoznam obsahuje tieto identifikačné údaje o knižničnej jednotke
a)	prírastkové číslo,
b)	signatúru,
c)	ISBN, 
d)	priezvisko a meno autora,
e)	názov,
f)	vydavateľa,
g)	miesto a rok vydania,
h)	počet strán,
i)	cenu,   
j)	spôsob nadobudnutia,
k)	dátum zápisu,
l)	priradenie,
m)	dátum príručnej výpožičky,
n)	poznámky.

5.	Pod jedno prírastkové číslo sa zapisuje len jedna knižničná jednotka, ktorá sa označí príslušným prírastkovým číslom. Prírastkové číslo slúži na jej identifikáciu  a  vyznačuje sa na dodaciu faktúru alebo pokladničný doklad. 

6.	Signatúra  tvorí označenie tematickej skupiny a poradové číslo, pod ktorým je v skupine zaradená (napr. „V-13“). Signatúra sa uvedie pri zapisovaní knižničnej jednotky do prírastkového zoznamu, na zadnú stranu titulného listu vedľa prírastkového čísla. Druhý  a ďalší výtlačok knižničnej jednotky sa označí rovnakou signatúrou a písmenami malej abecedy.
7.	Signatúra je rozdelená tematickým katalógom na jedenásť skupín nasledovne:
I     Úradné zbierky, judikatúra,
II    Teória štátu a práva,
III   Ústavné právo, ľudské práva,
IV   Správne právo, finančné právo, 
V    Občianske právo, 
VI   Obchodné právo, 
VII  Trestné právo, kriminológia, kriminalistika,
VIII Prokuratúry, súdy a iné orgány a právnické povolania,
IX   Pracovné právo
X    Rôzne vedy, vzdelávanie, politika,
XI   Medzinárodné právo, európske právo a právo cudzích štátov
Skupina XI je rozdelená na podskupiny nasledovne:
XI-1 Úradné zbierky, judikatúra,
XI-2 Teória štátu a práva,
XI-3 Ústavné právo, medzinárodné zmluvy 
XI-4 Správne právo, finančné právo, 
XI-5 Občianske právo, 
XI-6 Obchodné právo,
XI-7 Trestné právo, medzinárodná bezpečnosť,
XI-8 Prokuratúry, súdy a iné medzinárodné orgány,
XI-9 Pracovné právo.

8.	Zviazané periodiká sa evidujú obdobne ako knižničné jednotky.

B. Zoznam úbytkov

1.	Zoznam úbytkov sa vedie tak, aby sa zabezpečila nezameniteľnosť jednotlivých záznamov knižničných jednotiek. 

2.	Zoznam úbytkov obsahuje tieto identifikačné údaje o knižničnej jednotke:       
a)	poradové číslo vyradenia, 
b)	prírastkové číslo,
c)	signatúru,
d)	priezvisko a meno autora,
e)	názov,
f)	vydavateľa,
g)	rok vydania,
h)	ISBN,
i)	cenu,              
j)	dôvod vyradenia,
k)	dátum vyradenia.

3.	Predmetom vyraďovania môže byť knižničná jednotka, ktorá je stratená, poškodená, je multiplikátom, duplikátom alebo je po obsahovej stránke zastaraná.

4.	Podkladom pre vyradenie je zoznam knižničných jednotiek odporúčaných na vyradenie vyhotovený zamestnancom študovne. Zoznam obsahuje údaje o prírastkovom čísle, signatúre, autorovi, názve, vydavateľovi, roku vydania, ISBN a cene s uvedením dôvodu vyradenia.

5.	Zamestnanec študovne predkladá zoznam knižničných jednotiek odporúčaných na vyradenie rade študovne. 

6.	Vyradenie knižničnej jednotky sa zapisuje záznamom v zozname úbytkov  s poradovým číslom vyradenia a dôvodom vyradenia, čím sa súčasne  odpisuje v prírastkovom zozname. 

7.	Príslušné výpožičné lístky patriace k vyradenej knižničnej jednotke sa vyradia z evidencie fondu študovne a následne sa zlikvidujú.

8.	Odtlačkom pečiatky o vyradení knižničnej jednotky sa opatrí rub jej titulného listu  vedľa pečiatky o zaevidovaní knižničnej jednotky, ktorá sa prečiarkne. Do pečiatky o vyradení knižničnej jednotky sa zapíše poradové číslo vyradenia.

9.	Knižničné jednotky študovne vyradené z  fondu študovne, ktoré sú multiplikátom, duplikátom alebo sú po obsahovej stránke zastarané ponúkne študovňa generálnej prokuratúry zamestnancom prokuratúry a študovniam prokuratúry. 

10.	Vyradené knižničné jednotky sa primeraným spôsobom zlikvidujú, ak sa nepostupuje podľa bodu 9.

Pomocná evidencia

A. Zoznam periodík
	
1.	V zozname periodík sa vyznačujú došlé čísla tak, aby bolo možné reklamovať chýbajúce čísla. Periodiká sa opatria odtlačkom pečiatky študovne v hornom rohu prvej strany. Po skončení kalendárneho roka sa vykonáva kontrola úplnosti periodík, doplnia sa obsahovým registrom a môžu sa odovzdať na zviazanie.

2.	Zoznam periodík obsahuje tieto údaje 
a)	názov,
b)	číslo,
c)	miesto a rok vydania,
d)	vydavateľ,
e)	kontakt na dodávateľa,
f)	vychádza ročne x krát (periodicita)
g)	počet objednaných kusov,
h)	predplatné,
i)	spôsob nadobudnutia,
j)	dátum zápisu,
k)	priradenie,
l)	ISSN.

3.	Pri  vyraďovaní periodík sa postupuje obdobne, ako pri vyraďovaní knižničných jednotiek.

B. Zoznam medzinárodných knižničných dokumentov fondu študovne

Zoznam medzinárodných knižničných dokumentov sa vedie podľa obsahového zamerania a krajiny pôvodu.

C. Zoznam elektronických informačných zdrojov

Zoznam elektronických informačných zdrojov sa vedie podľa obsahového zamerania.

D. Evidencia výpožičiek knižničných dokumentov fondu študovne 

Zoznam príručných výpožičiek 

1.	Zoznam príručných výpožičiek knižničných jednotiek sa vedie prostredníctvom výpožičných lístkov zakladaných podľa priezviska a mena zamestnanca prokuratúry.

2.	Zoznam príručných výpožičiek ostatných knižničných dokumentov (najmä CD, DVD, USB, brožúr, materiálov na rôzne témy,  medzinárodných knižničných dokumentov, elektronických informačných zdrojov) sa vedie prostredníctvom výpožičných lístkov zakladaných podľa priezviska a mena zamestnanca prokuratúry. 

Zoznam absenčných výpožičiek 

1.	Zoznam absenčných výpožičiek knižničných jednotiek sa vedie prostredníctvom výpožičných lístkov zakladaných podľa priezviska a mena zamestnanca prokuratúry. 

2.	Zoznam absenčných výpožičiek ostatných knižničných dokumentov (najmä CD, DVD, brožúr, materiálov na rôzne témy, medzinárodných knižničných dokumentov) sa vedie prostredníctvom výpožičných lístkov zakladaných podľa priezviska a mena zamestnanca prokuratúry a názvu knižničného dokumentu.